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현금에 자동화 주문, 글렌 Hoormann무게에

Aug 27, 2021 6:00 PM ET

일반적인 조직에는 비즈니스의 다양한 영역과 기능을 다루는 주기라고도 하는 다양한 비즈니스 프로세스 집합이 있습니다. 몇 가지 예로는 P2P(지불 조달), 은퇴 고용(H2R), 주문 견적(Q20) 및 현금 주문(OTC)이 있습니다.

eAlliance Corporation의 영업 및 마케팅 담당 부사장인 Glenn Hoormann은 현금(OTC)에 대한 주문이 가장 중요한 비즈니스 프로세스 집합으로 어떻게 두드러지는지 설명합니다. 왜? 이것은 아마도 가장 좋은 사실 이야기로 설명됩니다.

포춘지 선정 500 클라이언트를 위한 새로운 ERP 시스템을 구현하는 동안, 전체 OTC 비즈니스 프로세스 집합을 포함하는 구현 파트너는 CEO가 “예산을 초과할 수 있으며, 아마도 허용될 수 있으며, 정당화할 수 있다면 초과 요금을 지불할 것입니다. 원래 예정된 것보다 나중에 프로덕션 시스템을 출시할 수 있으며 리드 타임의 변화에 대해 적시에 최신 상태로 유지하는 한 허용될 수 있습니다. 그러나 이 새로운 ERP 구현이 우리가 문 밖으로 제품을 배송하는 것을 막는다면, 우리는 거리에서 당신을 던질 것입니다.”

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글렌 호르만은 “이 미묘한 메시지는 OTC의 중요성과 OTC가 “비즈니스의 핵심”을 어떻게 나타내는지를 보여 주었다”고 말합니다. “신체의 중요한 부분에 생명을 주는 혈액을 제공하는 인간의 심장을 생각, 그래서 몸은 작동 할 수 있습니다. 이제 OTC를 비즈니스의 핵심으로 생각하여 비즈니스의 다른 중요한 영역에 정보와 수익을 제공하므로 이러한 분야에서는 정확한 정보와 리소스가 작동할 수 있습니다.”

주문이 완료되면 제품 이나 서비스에 대한 지불을받기 위해 고객에게 해당 주문을 전달하는 능력은 회사의 전반적인 성공에 큰 역할을합니다. 주문이 배송할 수 없다면 심장이 더 이상 혈액을 펌핑하지 않아 비즈니스의 다른 부분에 부정적인 영향을 미치므로 CEO의 무딘 진술이 있는 것처럼 말입니다.

OTC는 고객과 조직의 관계를 이끄는 데 큰 역할을 합니다. 품질(결함 없음) 제품 또는 서비스의 정시 배송은 고객 경험에서 큰 역할을 합니다. OTC 프로세스는 공급망 관리, 재고 관리 및 노동을 포함한 조직 전체의 운영에 영향을 미칩니다. 이러한 다른 영역은 최적의 오류가 발생하기 쉬운 OTC 프로세스로 인한 병목 현상을 경험할 수 있습니다.

이 프로세스의 중요성 때문에 OTC는 항상 프로세스 개선을위한 주요 후보가 될 것입니다.

질문: 오늘날 조직은 OTC 프로세스를 어떻게 개선할 수 있습니까? 답변: 자동화.

현금 주문의 8가지 사업 프로세스

OTC는 회사의 주문 처리 시스템 전체를 포괄하는 일련의 비즈니스 프로세스입니다. 고객이 주문을 할 때 시작됩니다. 이러한 프로세스의 보고로 끝납니다.

따라서 주문을 용이하게 하기 전에 발생하는 비즈니스 프로세스는 일반적으로 제품 개발, 브랜딩, 마케팅 및 판매입니다.

OTC는 8개의 비즈니스 프로세스로 구성되어 있으며, 이러한 8개의 비즈니스 프로세스 내에서 일부 조직은 최대 27개의 하위 프로세스를 가지고 OTC의 복잡성을 더할 것입니다.

1) 주문 관리

OTC 프로세스는 고객이 주문을 할 때 시작됩니다. 주문은 이메일, 전자 상거래, 영업 사원, 팩스 또는 EDI(전자 데이터 교환)와 같은 다양한 방식으로 주문할 수 있습니다.

“이 단계는 틀림없이 OTC에서 가장 중요한 단계입니다, 이 시점에서 어떤 오류로 프로세스의 다른 모든 단계에 대한 문제를 만들 것입니다,” 글렌 호르만은 말했다.

회사가 주문의 수동 데이터 입력을 수행하는 경우 이 단계의 데이터 입력 오류로 인해 다른 단계에서 실수와 재작업이 발생하여 조직의 다른 영역에 영향을 미치고 잠재적으로 고객 관계를 방해할 수 있으므로 입력되는 데이터의 정확성이 매우 중요합니다.

다른 부서는 주문이 내려지는 즉시 통보되며, 이러한 알림은 궁극적으로 주문을 전달하는 데 필요한 일련의 작업을 시작합니다. 고객은 주문이 가능한 경우 주문의 예상 배송 날짜(ETA)를 포함하여 적절한 세부 사항과 함께 주문이 접수되었음을 알려지지 않습니다.

2) 신용 관리

신용 관리는 고객의 재무 상태를 분석하여 비즈니스 신용 을 확장할지 여부를 결정하는 프로세스입니다. 이 프로세스는 주문이 입력된 직후에 이루어집니다. 이렇게 하면 OTC 프로세스의 후반 부가(예: 연체 또는 불이행으로 채권)가 발생할 수 있는 문제의 위험을 최소화합니다.

신규 고객은 신용 승인 프로세스를 통해 전송되며, 신용 가치가 있는지 여부를 결정합니다. 이 프로세스는 또한 새로운 고객 기본 지불 조건 및 신용 한도(예: $50,000)를 할당합니다. 이 새로운 고객이 $ 50,000 이상의 주문을 하는 경우 보다 철저한 검토 및 고려를 위해 재무 담당자에게 주문을 보낼 수 있습니다.

기존 고객은 신용 검사를 통해 이동합니다. 이 프로세스는 고객이 최근에 신용 위험으로 플래그가 지정된지 확인하고 연체 된 송장에서 말하며이 특정 주문이 할당 된 신용 한도를 초과하는지 확인합니다. 새로운 고객과 마찬가지로 보다 철저한 검토와 고려를 위해 재무 담당자에게 주문을 보낼 수 있습니다.

고객의 신용이 승인되면 주문은 주문 이행 단계로 이동합니다.

3) 주문 이행

주문은 실시간 재고 관리 시스템에 의존하여 배송 을 준비하기 위해 제품을 선택하고 포장 할 수있는 시기를 식별합니다. 주문 관리 단계에서 원래 주문이 완료되면 각 광고 항목당 사용 가능한 재고를 순서대로 확인했으며 고객이 이에 동의하는 경우 주문된 수량이 나중에 발송물에 할당되거나 백로그되었습니다.

“주문은 발송에 대비하고 적절한 배송 또는 서비스 부서에 통보됩니다. 어떤 이유로 주문한 제품을 약속대로 선택, 포장 및 배송할 수 없는 경우 주문을 취소하거나 나중에 제품을 수신할 때까지 기다릴 수 있는 옵션을 고려하여 고객에게 즉시 통보됩니다.”

배송 라벨은 이 과정에서 준비되며, 주문은 운송 및 운송 단계로 이동합니다.

4) 운송 및 운송

배송 및 운송은 배송 을위한 운송 수단, 고객에게 제품의 실제 배송, 일부 회사가 자신의 배송을 제공하지만, 해당 부서, 고객 및 배송에 사용되는 운송 회사에 대한 통지로 구성됩니다.

해운팀은 캐리어 픽업 일정을 중심으로 발송물을 계획합니다.

주문은 나가는 상품과 반품 모두에 대해 추적되므로 주문 위치는 프로세스 전반에 걸쳐 알려져 있습니다. 배송 회사와 고객과의 알림은 예상 배송 시간이 변경될 경우 배송 프로세스 전반에 걸쳐 계속됩니다.

이 단계에서는 특히 외부 회사가 배송에 사용되는 경우 지속적인 모니터링이 필요합니다. 이 단계에서는 인트랜지토리 비용이 고려되며 재무 및 회계는 비용을 고려하는 방법을 결정합니다.

5) 인보이스

대부분의 경우 주문을 이행하고 배송하면 다음 단계로 인해 고객에게 송장발송됩니다. 자동화된 시스템은 회계 채권 부서가 이행된 주문을 확인할 필요가 없습니다.송장을 생성합니다. 이러한 동일한 시스템은 송장을 자동으로 생성하고 AR 부서에 알립니다.

청구서에는 주문 및 결제 조건, PO 번호, 화물 요금, 세금, 기타 수수료 및 청구 및 배송 정보의 모든 세부 정보가 포함되어 있습니다. 송장은 결제 요청의 역할을 하므로 고객에게 전송되기 전에 정확성을 위해 검토됩니다.

송장은 다른 부서와 궁극적으로 고객에게 전송됩니다. 예를 들어 PDF 첨부 파일이 있는 전자 메일과 같은 고객에게 송장을 전달하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 일부 고객은 포털에 로그인하고 청구 및 송장 정보를 입력하는 등 송장을 받는 데 요구 사항이 있습니다.

6) 채권

주문 할 때 주문이 전액 지불되지 않은 경우, 그것은 고객이 지불 조건에 지정된 합의 된 시간 내에 청구서를 지불하도록 요구하는 계정 채권 절차를 거칩니다.

채권 처리는 결제가 완전히 수신될 때까지 송장을 추적하는 것으로 구성됩니다. 여기에는 오류 또는 분쟁과 관련하여 고객과 상호 작용하고, 연체 된 송장을 모니터링하고, 재무 및 판매와 같은 다른 부서에 보고하는 것이 포함됩니다.

이 프로세스는 조직의 다른 중요한 기능과 함께 현금 흐름에 직접적인 영향을 미칩니다.

계정 채권 부서는 일부 경우에 컬렉션에 송장을 보내기 전에 연체 된 송장에 대해 고객과 협력합니다. 일부 회사는 고객이 연체된 송장이 있는 시점에 신용 보류를 보류한 후 컬렉션 프로세스로 이동합니다.

연체된 송장이 컬렉션으로 전송되기 전에 AR 부서는 고객에게 알림을 보내 결제를 요청하고 고객이 송장이 연체된 것을 알수 있도록 선택할 수 있습니다. AR은 송장이 컬렉션에 송장을 보내기로 결정하기 전에 송장이 30일, 60일 또는 90일 연체된 경우 2~3개의 알림을 보내도록 선택할 수 있으므로 고객이 송장을 지불하지 않으면 컬렉션으로 전송됩니다.

연체된 송장이 지불 조건 내에서 지불되지 않고 과거 로 인해 알림이 지불 또는 선의의 지불 계약을 초래하지 않은 경우 송장은 다음 단계인 Collections로 전송됩니다.

7) 컬렉션

OTC 주기의 이전 단계와 마찬가지로 컬렉션은 수집에 배치된 고객에게 잘못 알리면 고객 경험과 관계에 부정적인 영향을 미치므로 데이터 무결성이 필요합니다.

일부 회사는 내부적으로 수집 프로세스를 처리하고 일부는 컬렉션 전문 기업에 컬렉션 프로세스를 아웃소싱합니다.

수집 프로세스의 일부는 이 일이 회계 채권 단계에서 발생하지 않은 경우 고객을 신용 보류에 두는 것입니다. 이자 및 위약금은 고객이 지불하도록 동기부여로 사용되지만 반드시 적용되는 것은 아닙니다.

글렌 호르만은 “재무 및 회계는 연체된 송장과 컬렉션의 송장을 적시에 통보해야 한다”고 설명했다. “이것은 현금 흐름과 나쁜 부채 예측에 필요한 조정에 도움이. 재무 및 회계는 부실 채권을 상환해야 하며 대차대조표와 소득명세서모두에 영향을 미칩니다. 직접 상환 방법에 따라 부실 채권은 채권을 신용하고 부실 채권 비용 계좌를 인출함으로써 비용이 듭니다.”

8) 보고

보고를 통해 OTC 프로세스의 모든 단계에서 성능 데이터를 추적할 수 있습니다. 비즈니스 리더는 이 데이터를 모니터링하고 분석하여 OTC 프로세스의 전반적인 흐름과 전체 조직에 미치는 영향을 확인할 수 있습니다.

병목 현상은 포괄적이고 정확한 보고로 식별될 수 있으며 한 영역의 문제와 둔화가 다른 영역에 부정적인 영향을 미치는지 확인할 수 있습니다. 한 영역의 작은 문제도 다른 다운스트림 단계에서 더 큰 문제를 초래할 수 있습니다.

OTC 보고는 OTC KPI에 대한 가시성을 제공하고 보다 넓은 의미에서 전반적인 조직적 조직을 제공함으로써 실행 가능합니다.목표.

현금 모범 사례 주문

1 – 적절한 경우 전체 OTC 주기전반에 걸쳐 내부 부서, 고객 및 제3자에게 실시간 알림을 제공합니다.

2 – 송장 입력 프로세스를 가능한 한 자동화합니다. 애버딘 그룹이 집계한 연구에 따르면 OTC에서 뛰어난 기업은 송장의 16.2%에 대해서만 수동 송장 데이터 입력이 필요하다고 합니다. OTC 효율성의 하단 계층에 있는 기업은 송장의 최대 80%에 대한 수동 데이터 입력이 필요합니다.

3 – 예상보다 오래 걸리는 배송에 플래그를 지정하는 시스템을 가지고, 판매, 배송, 고객 및 해당되는 경우, 운송 회사가 사용하는 경우.

4 – OTC 주기의 상태와 성능을 측정합니다. 종단 간 주기를 측정하고 OTC 주기를 구성하는 개별 프로세스도 측정합니다. 최소한 일수 판매 미결제(DSO), 평균 일체납(ADD), 정시 납품 실적 및 완벽한 주문 성능을 측정합니다. 5 – 고객 및 제품 마스터 데이터의 자동화된 평가 및 정리를 위한 도구를 사용합니다. IBM의 연구에 따르면 이를 통해 판매 주문 관리를 위한 FTE 실적이 81%, 인보이스 개선 83%, 채권 회수 54%, 수집 62% 개선 으로 판매 주문 관리의 성과를 개선한 것으로 나타났습니다.

5 – 고객 및 제품 마스터 데이터의 자동화된 평가 및 정리를 위한 도구를 사용합니다. IBM의 연구에 따르면 이를 통해 판매 주문 관리를 위한 FTE 실적이 81%, 인보이스 개선 83%, 채권 회수 54%, 수집 62% 개선 으로 판매 주문 관리의 성과를 개선한 것으로 나타났습니다.

현금 과제 주문

1 – 수동으로 판매 주문 및 송장을 입력합니다. 데이터 입력 오류에 대한 인건비와 비용은 대량 거래를 하는 회사에서 중요합니다. 판매 주문에 대한 데이터 입력 오류는 다음 7개의 OTC 프로세스에 부정적인 영향을 미치며 송장에 대한 데이터 입력 오류는 재무 및 회계 부서와 고객에게 부정적인 영향을 미칩니다.

미국 생산성 및 품질 센터의 연구에 따르면, 최고 실적을 내는 기업은 판매 주문을 처리하기 위해 $5.11를 지출하고, 중앙값은 비교하여 $24.21를 지출하며, 최악의 성과자는 $40.87를 지출합니다. AQPC는 송장에 진입하는 회사가 송장당 20.21달러를 지출할 것으로 예상하고 자동화를 사용하는 기업은 송장당 6달러를 지출할 것으로 예상합니다.

2 – 신용 품질. 신규 고객에 대한 신용 분석을 수동으로 수행하면 승인이 시간이 많이 걸리고 오류가 발생합니다. 이 단계의 실사는 전체 수익 주기와 관련된 다운스트림 문제를 제거할 수 있습니다. 크레딧 보유는 실시간으로 조정되어야 합니다. 신용 한도를 정확하게 설정하면 거래 참조, 은행 참조, 기관 신용 보고서 및 고객 재무 확보가 포함될 수 있습니다.

일반적으로 미국 에 본사를 둔 회사에서는 채권의 1.5 %가 부실 채권으로 기록되고, 기업의 93 %는 연체료를 경험하고, 신용 판매의 47 %는 늦게 지불되며, 평균 지불 조건은 27 일, 실제 지불 기간은 평균 34 일입니다. 신용 통계를 업계 및 지역의 회사와 비교하여 조직의 신용 성과를 분석합니다.

3 – 비 통합 시스템. 최적의 OTC 주기에는 CRM의 시스템 통합, 주문 관리 및 재고, 재무 및 회계가 포함됩니다. 이러한 시스템이 통합되지 않은 경우 고객 및 판매 주문에 오류가 발생하며 OTC 프로세스에서 병목 현상이 발생할 수 있습니다. 이것은 또한 개별 OTC 프로세스에 사용되는 이질적인 시스템으로 인해 전체 OTC 주기의 진행 상황을 추적하는 기능을 방해합니다. 이 것이 보고에 미치는 영향은 시정 조치를 취하는 데 도움이 되는 실행 가능한 데이터가 적습니다.

4 – 수동 현금 응용 프로그램. 현금 응용 프로그램을 수동으로 입력하려면 송금 재키, 데이터 조정 및 가져오기, 송장 일치, 프로세스 시간 저하, FTE 비용 및 데이터 무결성 문제가 포함됩니다. 은행 잠금 장치 키 인 수수료에 대한 추가 비용도 발생할 수 있습니다, 현금 응용 프로그램은 비싼 프로세스를 만들기.

자동 현금 신청 시스템은 FTE 비용과 은행 잠금 통 수수료를 크게 줄입니다. 자동화된 현금 애플리케이션은 최대 95%까지 보장될 수 있습니다.스트레이트 스루 현금 게시 비율.

5 – 보고. 전체 OTC 프로세스에 대한 가시성에는 실행 가능한 데이터, KPI 및 기타 OTC 관련 정보를 제공하기 위해 보고서를 설정하는 데 최적의 보고 도구와 노력이 필요합니다. 보고는 OTC 종단 간 프로세스와 OTC 내의 모든 개별 프로세스를 포함해야 합니다.

“실시간 정확한 보고는 노력과 올바른 도구가 필요하지만, OTC 주기를 객관적으로 평가하고, 이를 방지하기 위해 예정된 문제를 파악하고, 도전과제와 개선 분야에 대한 가시성을 제공하는 방법이기 때문에 보수는 크다”고 Glenn Hoormann은 덧붙였습니다.

자동화를 통해 현금 주문을 개선하는 방법

OTC는 조직에서 가장 복잡한 프로세스일 수 있습니다. 기존 OTC 시스템의 변경 사항은 비용이 많이 들고 시간이 많이 걸립니다. 따라서 기존 시스템을 변경하는 대신, 적합한 검증된 자동화 기술을 사용하여 OTC 주기의 개별 프로세스를 변경하지 않고 자동화하는 것이 실용적인 방법입니다.

이 방법의 예는 첫 번째 단계인 주문 관리를 자동화하는 것입니다. 로봇 공정 자동화(RPA)는 이 단계에 적합한 입증된 기술입니다. RPA는 현재 수동으로 수행중인 데이터 입력의 100%를 에뮬레이트할 수 있습니다. RPA는 주문, 오류 및 예외 및 판매 주문 입력에 대한 기타 요구 사항을 입력하기 위한 비즈니스 규칙을 처리하도록 프로그래밍할 수 있습니다. 이점으로는 FTE 비용 절감, 데이터 무결성 개선(최대 30%), 빠른 처리량(RPA 유형 2.5~4배 빠른 사람), 가용성(RPA 자동화는 24/7/365로 실행가능), 고객 및 팀 구성원과의 혁신, 분석 및 상호 작용을 위한 팀을 확보하는 등의 이점이 있습니다.

글렌 호르만은 “OTC의 8개 프로세스를 각각 평가하고 조직에 적합한 프로세스를 결정합니다. “이를 결정하는 원동력은 시간, 데이터 무결성, 인건비 및 기타 비용, 문제(프로세스 및 다른 프로세스 다운스트림에 대한 잠재적 영향), 소모(프로세스 및 다른 프로세스 다운스트림에 대한 잠재적 영향), 복잡성(첫 번째 자동화인 경우 복잡성 을 선택하는 경우), 입력 데이터(예: 분산시트를 자동화하는 것이 가장 쉽습니다)입니다.”

다른 주기는 자동화하기가 더 쉬울 수 있지만 OTC 주기를 자동화하면 일반적으로 가장 큰 투자 수익을 창출할 수 있습니다.

주요 성과 지표(KPI)를 현금화하기 위한 주문

– 주문 입력의 평균 시간 – 주문 관리에 입력된 주문에서 받은 시간

– 주문 이행 시간 평균 시간 (리드 타임) – 1 단계 – 주문 관리를 통해 5 단계를 포함하여 – 인보이스

– 판매 주문을 처리하는 평균 비용 – 총 비용을 나누어 총 비용을 나누어 총 비용을 배치된 판매 주문 수로 프로세스를 수행합니다.

– 총 현금 주문 수익의 비율로 현금 처리 비용

– 발송물과 청구 일 수

– 현금 주기 시간 주문

– 일 판매 미결제 (DSO)

– 완벽한 판매 주문

– 고객 주문 비율

– 총 재고 회계 비용 수익의 백분율로

– 연간 재고 회전율

– 손에 일 재고

– 선택 및 배송 된 경우

– 정시 발송 준비

– 수익의 비율로 총 채권 비용

– 평균 일 비 적용 현금

– 수익의 비율로 나쁜 부채 비용

– 송장이 지나간 것으로 간주될 때까지의 평균 일 수


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