이메일 아카이빙이 사이버 보안 관행을 강화하는 방법

이메일 아카이빙은 최고 수준의 사이버 보안을 유지하려는 조직의 필수 도구가 되고 있습니다.

이메일을 안전한 디지털 아카이브에 보관함으로써 조직은 귀중한 데이터를 더 잘 보호하고 사이버 범죄자가 제기하는 위험을 완화할 수 있습니다.

최적의 사이버 보안 관행을 유지하기 위해 이메일 아카이빙이 중요한 이유를 살펴보겠습니다.

이메일 아카이빙의 기본 사항

이메일 아카이빙은 나중에 참조할 수 있도록 안전한 디지털 아카이브에 이메일을 저장하는 프로세스입니다. 보관된 이메일은 무기한 보관되므로 언제든지 검토할 수 있습니다.

이를 통해 조직은 체계적으로 규정 요구 사항을 준수하고 규정을 준수하는 동시에 잠재적인 보안 위협 또는 데이터 침해를 조사하는 데 유용한 도구를 제공할 수 있습니다. 또한 하드웨어 오류 또는 사용자 오류로 인한 데이터 손실 위험을 줄입니다.

이메일은 종종 비공식 문서로 사용되며 때로는 대화의 법적 기록으로 사용되기 때문에 이메일 보관은 기업에서 점점 더 중요 해지고 있습니다. 이메일을 보관함으로써 기업은 중요한 정보를 저장하기 위한 안전한 저장소에 액세스할 수 있습니다. 이러한 방식으로 기업은 고객 문의에 응답하거나 법적 요구 사항을 준수할 준비가 더 잘 됩니다.

또한 이메일 아카이빙은 메시지 추적, 검색 가능성, 백업 프로세스, 보안 정책 및 서버 성능을 개선하는 데 도움이 됩니다.

향상된 보안 및 규정 준수

사이버 보안과 관련하여 이메일 아카이빙은 침입 및 무단 액세스 시도에 대한 추가 보호 계층을 제공합니다. 또한 이메일이 안전하게 저장되고 암호화되어 악의적인 행위자에 의한 변조 또는 도난에 덜 취약합니다.

또한 이메일 보관을 통해 조직은 다음과 같은 규정을 보다 쉽게 준수할 수 있습니다.

• HIPAA: 건강 보험 이동성 및 책임법은 환자의 건강 정보의 개인 정보를 보호하는 연방법입니다.
• GDPR: 일반 데이터 보호 규정은 기업의 개인 데이터 처리를 규제하는 유럽 연합 법률입니다.

• FSMA: 연방 정보 보안 관리법은 연방 기관이 정보 시스템을 보호하기 위해 보안 제어를 구현하도록 요구하는 미국 법률입니다.

• 삭스: Sarbanes-Oxley Act는 상장 기업에 재무보고 및 기업 지배 구조 요구 사항을 부과하는 미국 법률입니다.

• FINRA의 규칙 17a-4(f): FINRA 규칙 17a-4(f)는 브로커-딜러가 전자 통신 기록을 액세스 가능한 형식으로 유지하도록 요구합니다.

향상된 검색 기능

보내거나 받은 모든 이메일의 보관된 사본이 있으면 필요할 때 정보를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

키워드 인덱싱 및 태그 지정과 같은 고급 검색 기능을 통해 사용자는 받은 편지함이나 보관 파일을 수동으로 스크롤하지 않고도 특정 메시지를 빠르게 찾을 수 있습니다.

이메일은 컴퓨터 하드 드라이브의 개별 파일이 아닌 인덱싱된 데이터베이스에 저장되기 때문에 인터넷 연결을 통해 원격으로 액세스할 수 있어 협업이 간단하고 효율적입니다!

적절한 이메일 보관 관행 수립

매주 이메일을 살펴보고 특정 폴더에 정리할 시간을 마련하면 체계적인 받은 편지함을 유지하는 데 도움이 됩니다.

또한 보관된 폴더에 대한 명확한 명명 규칙이 있으면 필요할 때 이메일을 빠르게 찾는 데 도움이 됩니다. 이메일에 민감한 데이터나 정보가 포함된 경우 적절한 백업 조치를 취하여 안전하게 보관하는 것이 우선되어야 합니다.

효율적인 이메일 보관 관행을 수립하면 시간을 절약하고 장기적으로 받은 편지함을 깔끔하게 유지하는 데 도움이 됩니다.

결론

이메일 아카이빙은 사이버 보안 관행에서 성가신 추가 단계처럼 보일 수 있지만 데이터 침해, 법적 책임 등으로부터 조직을 보호할 수 있는 귀중한 도구입니다.

모든 이메일이 적절하게 보관되었는지 확인하면 조직의 통신이 안전하다는 확신을 가질 수 있습니다.